姓名 |
职务 |
办公室 |
联系方式 |
张露 |
院办主任 |
至善楼209 |
62563057 |
鄢露 |
教学秘书 |
至善楼209 |
62563057 |
王镁容 |
研究生秘书 |
至善楼208 |
62563783 |
| 黄萍 |
行政秘书 |
至善楼208 |
62563783 |
工作职责
一、办公室主任工作职责
1、当好学院党政领导的参谋助手，面向学院师生员工做好相关服务工作；
2、组织起草学院的发展规划、工作计划、实施方案、总结、各类规章制度等文件，并负责学院内各科室和系的目标任务、计划总结的收集、归档工作；
3、负责组织学院党政重要活动，安排全院性的会议日程和节假日的值班；
4、具体安排学院会议，并做好会议记录，检查会议决定的贯彻执行情况；
5、依照学校职能处室的规章制度和工作要求，协助院领导组织、监管有效使用教学、科研、党务、行政等方面的资源；
6、负责公文、函件收发及领导审阅文件的及时下发，并对原文存档加以管理。做好信息资源的管理、应用、和开发，保障信息通畅，并协同做好保密工作；
7、负责做好学院与学校各部门的协调、联系工作，组织、协调学院各系、科室共同开展工作，并督促检查党政工作要点的落实；
8、掌管学院公章，办理对外活动的介绍信、证明等；
9、负责学院对外联络、公务接待工作。接待、处理有关来访、来信等信访工作；
10、掌握学院各类人员的编制，根据学院发展需要，协助院长对师资及各科室人员进行调整，并经办人事调配手续，包括办理教职工的延长退休、离退休和返聘等手续；
11、负责对全院教职工的考勤及经办教职工请假销假手续，并负责全院教职工的劳动保护、工会福利；
12、组织对全院教职工的年度考核及有关专业技术职务（职称）的评审工作；
13、配合完成全院教职工工资、津贴的核定与报批，并做好综合信息的统计工作；
14、负责制定综合办公室工作计划，并检查综合办公室工作计划及岗位职责执行情况；
15、负责学院大事件的记录、整理工作；
16、负责学院工会工作，协助学院党政做好安全保卫、国有资产使用管理等工作；
17、完成学校、学院交办的其它任务。
二、教学秘书工作职责
1、协助教学院长起草制定学院教学管理文件、学院教学管理制度。
2、协助教学院长制定期初教学工作计划。
3、协助教学院长组织期初、期中课堂教学检查；
4、协助教学院长组织毕业设计（论文）的任务书、开题报告等中期检查；
5、协助教学院长组织毕业设计（论文）答辩及毕业设计（论文）的检查；
6、协助教学院长组织课程设计检查、实习检查、实验检查；
7、协助教学院长组织院教指委的各项活动；
8、协助教学院长组织教材立项、评审、申报优秀教材的组织工作；
9、协助教学院长组织学院省级、校级、院级教改项目、教学成果奖的申报、中期检查、结题等工作；
10、协助教学院长写本课教学检查总结；
11、协助教学院长写实践实验性环节工作总结；
12、负责专业各种教学文件材料归档整理等工作；
13、负责安排进行每学期各项教学质量监控；
14、负责专业申报及特色专业建设的协调工作；
15、负责专业评估、整改中资料收集、会议的会务及与教务处的沟通协调工作；
16、负责课程建设的管理工作；
17、负责教学科写年度工作总结；
18、负责进行教学会议、教学成果等方面的宣传报导；
19、负责学位申报等各方面的工作；
20、负责四、六级报名通知学生、导入报名表、学生照相、报名数据上报的工作；
21、负责校实验班导师业绩量的计算导入工作；
22、负责教材征订工作；
23、负责学院教学基本功竞赛的组织工作；
24、负责计算审核理学院教师的教改项目、教学成果奖、精品资源共享课、教材、教材获奖、大学生创新创业训练项目等分数和业绩量；
25、负责日常临时琐碎事件和突发事件的处理；
26、负责检查、督促并协助教学科其他成员完成日常工作任务；
27、传达院领导下发的各项任务、文件；
28、负责与学院各科室、各学科部的协调工作；
29、负责与教务处、教师教育发展中心、档案馆、教材供应中心、信商及其他学院等单位的协调工作；
30、完成学校、学院交给的其他任务；
三、研究生秘书工作职责
1、组织安排好研究生新生报到的工作，包括迎新，开学典礼，未报到学生的核实工作，未报到名单、新生名单的上报工作等；
2、认真搞好研究生新生入学教育，科学道德与学风教育等；
3、负责研究生系统中培养方案，培养计划的院系维护，指导学生选课系统选课，负责培养计划的存档及上交研究生院；
4、负责把硕士专业课成绩录入系统，成绩单的存档；
5、组织研究生学位英语报名工作，并上报报名数据；
6、在学院领导下，学科部配合下，负责研究生院级专业课的排课，课表上网，考务安排，研究生教学检查等；
7、组织研究生论坛相关的事务性工作；
8、负责研究生教育创新项目相关的事务性工作；
9、负责研究生课外学术竞赛相关的事务性工作；
10、协助研究生院做好就业宣传的学院材料准备工作，研究生双选会有关事务性工作；
11、负责研究生教学、导师业绩量的计算、核对；
12、负责业绩考核时，研究生业绩量的审核；
13、为研究生提供优质实用的就业指导和信息服务；
14、负责毕业生的成绩单打印，负责学生答辩领选票前资格审查，包括成绩是否合格，学位英语是否通过，小论文是否合格等工作；
15、负责毕业生的论文查重工作；
16、负责毕业生的答辩相关的事务性工作；
17、负责毕业生的论文盲审工作；
18、有针对性地开展日常思想政治教育工作；
19、做好研究生心理健康的排查和干预工作；
20、完成学校、学院、交给的其他任务。
四、行政秘书工作职责
1、协助主管院领导负责人是管理工作，收集、归档、更新全院教职工有关资料，及时协定教职工花名册、通讯录等。
2、每天查看学校有关部门的文件通知并及时转发与提醒有关领导和负责人；征订全院报刊杂志，按时领取与分发每日的报刊杂志、信件。
3、做好各种会议、重大活动、学术交流及上级领导、兄弟单位领导来访的筹备、接待等工作。
4、按党政联席会的要求与办公室主任一道共同管理学院经费，负责想干费用的领取及报销等工作；购置日常办公用品，做好学院行政用品的管理登记等。
5、负责学院学术报告厅、会议室、资料室、访问学者办公室、客座教授办公室及院领导办公室的日常管理，做好全院人员的正常考勤工作。
6、负责图书资料管理员，定期向系室征求书籍采购意向，负责图书资料的采购及向学校图书推荐图书采购清单等工作；加强管理，确保图书馆资料及时登记入库，定时向全院教职工、学生开放。
7、认真完成院领导和办公室主任交办的其他相关工作。
五、科研秘书工作职责
1、及时了解、正确解读并宣传国家、重庆市及学校科研方针政策。
2、根据学院对科研工作的要求、思路，于每学期第一周制定出该学期的工作计划，每学期至少一篇有关数学与统计学院科研工作简报并在数学与统计学院网页刊载。
3、协助主管院领导组织科研项目和成果评奖的申报工作，做好本单位年度科研项目、经费、成果、获奖情况和学术活动的统计、上报工作、配合主管科研的院领导做好科研总结等工作。
4、建立学院教师科研档案，主动了解全院科研工作的进展情况，协助全院教师做好各类项目的申报和结题工作，并以多种形式保障学院与科研处信息联系的舒畅。
5、做好全院科研大事记及有关学术活动的资料收集与归档工作，及时在校园网上补充全院教师的科研成果、科研项目及获奖情况等有关信息。
6、搜集相关科研信息，协助学术带头人掌握国内外同领域研究动态。
7、认真完成院领导和办公室主任交代的其他工作。
